Intakeformulieren: 6 vragen om je klant te stellen

Je verwacht het misschien niet, maar als het om klanten gaat is het belangrijkste niet méér coachklanten te krijgen, meer studenten voor je cursus of meer cliënten voor je diensten. Het gaat erom dat je de juiste coachklanten, studenten en cliënten vindt.

Om het kaf van het koren te scheiden en de beste potentiële klanten te vinden, kun je een soepel proces toevoegen aan je website voor je klantacquisitie. Een van de beste manieren om dit te doen is via een intakeformulier. Dit is een formulier op je website waarin je om belangrijke informatie vraagt omtrent jouw nieuwe volger of potentiële klant.

Maar wat moet er in zo’n intakeformulier staan? Dat vertel ik je in deze blog. Ook geef ik je de voordelen van het hebben van zo'n acquisitie-tool. En daarnaast een aantal tips om zo'n intakeformulier snel te maken. Tot slot geef ik je natuurlijk een aantal voorbeelden van vragen die je kunt stellen in je intakeformulier. Dus blijf lezen!

Wat is een online intakeformulier?

Een online intakeformulier helpt je gegevens en informatie te verzamelen van een nieuwe klant. Een intake met klanten is een essentieel onderdeel voor je klantrelatie. Een intake helpt je de juiste klanten te selecteren, hen jouw professionaliteit te laten zien en het legt de basis voor een langdurige relatie. Door meerdere intakevragen te stellen kun je op basis van de antwoorden de juiste informatie toesturen die de klantrelatie verder versterkt. 

Ik geef je zo zes vragen die van toepassing zijn voor een groot deel van de ondernemingen. Deze vragen kun je eventueel aanpassen zodat ze goed aansluiten bij jouw business, dat is helemaal oké.

Voordelen van een klant intake

Goed, dus het intakegesprek is belangrijk om een basis te leggen voor een goede klantrelatie. Oke, maar daar zijn toch ook andere manieren voor? Zeker, en ik snap het als je nog niet helemaal overtuigd bent. Er zijn genoeg ondernemingen die geen intakeproces hebben, maar wel goede klantrelaties opbouwen. Toch wil ik je wijzen op een aantal voordelen die je helpen om de kwaliteit van je diensten en je klanten verbeteren.

Voordeel 1

Allereerst helpt het je om de mensen te identificeren die niet goed bij jouw business passen. Met deze mensen hoef je dan ook niet mee door te gaan. Hoe frustrerend is het als je meerdere gesprekken hebt gevoerd om er achter te komen dat er geen match is, niet zakelijk of niet persoonlijk. Dat is voor beide partijen niet prettig. Met de juiste intakevragen kun je dat voorkomen. Of je haalt juist de mensen eruit die wél heel goed passen. Dit zal je helpen een business op te bouwen waar je met plezier aan werkt.

Voordeel 2

Ten tweede helpt het je makkelijker klanten binnen te halen. Omdat je al informatie krijgt voordat je met je klant voor het eerst praat, ga je die eerste gesprekken in met een goed idee van wie jouw klant is en waar ie naar op zoek is. Je potentiële klant voelt zich beter begrepen. En zo'n gesprek loopt makkelijker en vaak succesvoller.

Voordeel 3

Het feit dat je je klant al een beetje kent bespaart weer tijd in het kennismakingsproces. Dit betekent dat je sneller tot de kern van je gesprek komt. Je kan al binnen een paar minuten na de eerste kennismaking al tot de kern van het probleem komen. Zeker bij online gesprekken kun je veel van de chitchat weglaten. Je gesprekken worden sneller en misschien ook wel zakelijker daardoor.

Voordeel 4

De informatie die je van je klant krijgt via het intakeformulier is puur research op de behoeftes van je klant. De klant vertelt over diens angsten, dromen en verlangens, en dit helpt je een betere klantervaring te realiseren. Door vooraf om deze informatie te vragen, krijgt de klant het gevoel dat je om ze geeft, dat je de problemen begrijpt en dat je weet hoe je deze problemen kan oplossen.

Dit bouwt vertrouwen op, wat het weer makkelijker maakt om deze klant binnen te halen voor een cursus of coachtraject en deze klant tot een echte trouwe klant te maken.

Tips voor het maken van je intakeformulier

Om een goed intakeformulier te maken heb je een strategie nodig. Welke specifieke kwaliteiten moet jouw potentiële klant bezitten om jouw ideale klant te worden? En met welke vragen kun je juist die kwaliteiten eruit pikken? Een hele belangrijke en ook legitieme vraag is om je klant jou überhaupt kan betalen. De 'het is te duur' klant is niet iemand waar je uren tijd aan wilt besteden.

Ik geef je een aantal tips bij het maken van je intakeformulier:

Maak het proces zo gemakkelijk mogelijk voor je klant

Je intakeformulier moet zo weinig mogelijk weerstand bieden in het aanmeldproces. Je klant moet juist enthousiast worden om met je samen te werken. Dus hoe doe je dat?

Beperk het aantal vragen die je stelt. Maak een formulier dat snel is ingevuld kan worden, terwijl je ondertussen zoveel mogelijk informatie verkrijgt.

Een manier om dit te doen is door open vragen te stellen. Deze vragen nodigen uit om meer informatie te delen, welke jij weer kan gebruiken om diepgaandere vragen te stellen tijdens het één-op-één gesprek.

Begrijp het doel van je intakeformulier

Je moet een intakeformulier niet verwarren met een lead generation formulier. Al lijken deze in sommige opzichten hetzelfde. Bij een lead generation formulier vraag je alleen naam en email en hooguit een hele simpele ja-nee-vraag. Je wilt zo min mogelijk afleiding of weerstand oproepen en iedereen is welkom op je mailinglijst. Bij een intakeformulier kun je dieper gaan. Hier wil je juist dat niet iedereen op je mailinglijst. Beide formulieren zorgen ervoor dat de potentiële klant op je mailinglijst komt te staan. Maar een intakeformulier geeft de klant het gevoel dat ze geïnteresseerd zijn om daadwerkelijk met jou te werken. Dit tilt jullie relatie een niveau hoger.

Voorkom dat je je klant overweldigt met je vragen

Vraag alleen om de informatie die je zal helpen je klant beter te begeleiden. Maar stel niet té persoonlijke vragen. Voorkom dat je vragen stelt die niet relevant zijn. Door de juiste vragen te stellen, communiceer je naar je klant dat je de problemen van je klant begrijpt. Door te ver te gaan kan je het vertrouwen schaden. Kies altijd voor minder vragen en algemenere vragen.

Integreer je klant management systeem (CRM)

Zodra een potentiële klant het intakeformulier heeft ingevuld, kun je die potentiële klant aanschrijven met op die klant gerichte informatie. De beste manier om dit te doen is via je CRM (customer relationship management). Ik zal je zo laten zien hoe je dit doet in Kajabi. Eerst werpen we een blik op de 6 vragen die je kan stellen, ongeacht je business of branche.

6 vragen voor je intakeformulier

Door de juiste vragen te stellen kun je de beste klanten voor jouw business eruit pikken, de mensen die jij écht wilt helpen en hiermee de basis leggen voor een waardevolle klantrelatie op de lange termijn.

Vraag 1: De reden waarom

Het eerste wat je moet weten is waarom een klant jou benadert. Stel een vraag die lijkt op een van de onderstaande vragen:

• Wat is de reden dat je contact met mij gezocht hebt?
• Waarom ben je geïnteresseerd in dit programma?
• Wat maakt dat je graag door mij gecoacht wilt worden?

De informatie die hieruit voortkomt zal drie dingen duidelijk maken:

Allereerst, of je een goede match bent om de doelen van je klant te kunnen verwezenlijken. Daarbij weet je deze informatie al voordat je een eerste videogesprek hebt samen.

Ten tweede, je weet hoe goed je marketing en branding het doet. Als je een coach bent in bijvoorbeeld relatietherapie en iemand zegt: ‘ik heb vernomen dat je de beste bent in het oplossen van relatieproblemen’, dan weet je dat je marketing werkt.

Tot slot, je kan achterhalen hoe deze potentiële klant jou ontdekt heeft. Zo weet je welke kanalen en welke advertentiecampagnes de goede klanten opleveren. Deze kan je vervolgens weer verbeteren.

Vraag 2: De doelen van je klant

De tweede vraag die je kan stellen in het intakeformulier moet je inzicht geven in wat de potentiële klant probeert te bereiken:

• Kun je een aantal van je doelen noemen?
• Wat wil je bereiken met dit programma/traject?

Dit helpt je niet alleen om je klant beter te begrijpen op een dieper level, maar ook kom je erachter wat de drijfveren van je klant zijn en wat er nodig is om je klant succesvol te laten zijn.

Vraag 3: Het (werk)leven van je klant

Je derde vraag geeft je klant de mogelijkheid in te gaan op de huidige situatie waar ie zich in bevindt: ‘Vertel me meer over je business, relatie, fitness routine, etc.?’

Het liefst wil je dat je klant een beeld schetst van wat je klant op dit moment bezighoudt: routines, bronnen en methodes. Dit zal je inzicht geven in wat de klant al geprobeerd heeft, wat wel en wat niet werkt.

N.B.: Door open vragen te stellen, stimuleer je de klant meer details te geven in het antwoord. Hoe meer details je hebt, hoe makkelijker het wordt om een oplossing te bieden die daadwerkelijk werkt voor je klant.

Vraag 4: De financiële doelen van je klant

Als jouw coaching je klant kan helpen om meer geld te verdienen is deze vraag van essentieel belang: ‘Hoeveel zou je elke maand willen verdienen?’

Sommige mensen hebben hele onrealistische doelen. Bij deze mensen zal je hun verwachtingen moeten verlagen of juist aanmoedigen groter te denken. Anderen hebben nooit over exacte bedragen nagedacht. Hun financiële doelen zijn op zijn onduidelijk. Als dat het geval is, weet je van tevoren dat je moet werken aan de mindset van je potentiële klant.

N.B.: Als je coaching niet te maken heeft met geld, denk dan aan de uitkomsten die je jouw cliënten of studenten belooft. Vervang deze vraag met een vraag die achterhaalt wat hun gevoel is over die beloofde uitkomst.

Vraag 5: De uitdagingen van je klant

Nu je een duidelijk beeld hebt van wat je klant wil bereiken, is de volgende stap achterhalen wat het is dat je klant ervan weerhoudt om dit doel te bereiken: ‘Wat heeft je er tot nog toe van weerhouden om dit doel te bereiken?’

Dit geeft je klant de kans om toe te lichten waarom ie jouw hulp nodig heeft. Dat gezegd hebbende, dit is één van de meest belangrijke vragen die je kan stellen in je intakeformulier.

Vraag 6: De droom van je klant

‘Vertel me over je dromen…’ Deze laatste vraag in het intakeformulier van je coachklant geeft je klant een laatste kans om te vertellen over diens verlangens en dromen.

In het eerste opzicht lijkt deze vraag een beetje een herhaling. Je hebt namelijk al twee keer gevraagd naar de doelen van je klant. Toch is deze vraag anders. Het is een verzameling van alles wat je klant heeft proberen te zeggen. Het geeft je inzicht in de overkoepelende visie van je klant en waarom ie in de eerste plaats op zoek is naar coaching.

Uiteraard kan je nog meer vragen stellen, naast deze zes. Maar de antwoorden op deze vragen geven de informatie die je in de meeste gevallen nodig hebt. Gebruik deze vragen als beginpunt voor je eigen intakeformulier en pas waar nodig de vragen aan om zoveel mogelijk informatie te verkrijgen die van belang zijn bij het selecteren van je klanten.

Hoe creëer je een intakeformulier in Kajabi?

Er zijn twee manieren om een intakeformulier te maken in Kajabi: via Forms en Assessments.

Intakeformulieren maken via Forms in Kajabi

Via Forms kan je heel gemakkelijk al je formulieren vormgeven. Ga naar Marketing > Forms > New Form. Nu kan je een titel aan je formulier geven. Sla je formulier op met de Save knop, nu kan je het formulier aan gaan passen naar jouw wensen.

Stel je opt-in instellingen in, kies voor Add form field > Add custom field om de juiste vragen te stellen aan je klanten.

Wanneer je naar beneden scrolt, vind je taalinstellingen en de mogelijkheid om Automations toe te voegen. Voeg in elk geval een Tag toe, bijvoorbeeld Potential. En zorg ervoor dat deze persoon wordt ingeschreven voor een emailserie (sequence). Deze emailserie kan bestaan uit een aantal mailtjes over jou, je business en je coachtraject.

Je kan je formulier zo bewerken als je zelf wilt. Ben je klaar? Sla hem op en je bent ready to go.

Intakeformulieren maken via Assessments in Kajabi

Ga naar Contacts > Assessments en klik op New Assessment. 

Je geeft je Assessment een titel en een beschrijving. Klik in dit geval NIET het vinkje aan 'Automatically grade assessment. Er zijn namelijk geen goede of foute antwoorden voor deze vragenlijst.

Rechts in het blok After Submisson kan je vinkjes aanzetten om een mail te versturen naar de potentiële klant en naar jezelf (je team). Kajabi geeft een optie om een custom email template te gebruiken of om zelf iets te typen. Kies hier voor zelf aanpassen en pas de standaard tekst aan zoals jij het wilt.

Ik heb er dit van gemaakt:

Hoi {{ contact.name }},

Bedankt voor het invullen van het intakeformulier.

Ik neem zo snel mogelijk contact met je op om je antwoorden door te spreken.

{{site.title}}

Wanneer je naar beneden scrolt, vind je taalinstellingen en weer de mogelijkheid om Automations toe te voegen. Ik zeg het nogmaals: voeg in elk geval een Tag toe, zoals Potential. En zorg ervoor dat deze persoon in de juiste funnel terecht komt.

Bovenaan je scherm vind je het tabblad Edit questions. Hier kun je de vragen aanpassen.

Vul je vragen in, kies altijd voor de optie Paragraph, dan kunnen je potentiële klanten een tekstveld invullen en uitgebreide antwoorden geven. Ben je klaar? Sla hem op!

Je potentiële klant kan na het invullen van de assessment de antwoorden bekijken. Een nadeel aan de assessments is dat er automatische vertalingen inzitten van Kajabi zelf, die niet de gebruikelijke Nederlandse termen zijn, zoals een knop met 'Het indienen' of de tekst 'Uitsplitsing van resultaten'. Ook zijn ze vrij beperkt zijn wat betreft de layout.

Intakeformulieren geïntegreerd in Kajabi

Alle tools in Kajabi zijn zo ontwikkeld dat ze goed met elkaar samenwerken. Je intakeformulier is volledig geïntegreerd met je website, marketing en sales vanaf het moment dat je deze aanmaakt – zonder onhandige plug-ins, extra kosten aan een derde partij of andere diensten. 

Met Kajabi zit er ook geen limiet aan het aantal formulieren of assessments dat je kan maken of het aantal emails dat je kan versturen.

Benieuwd hoe snel en gemakkelijk je jouw intakeformulier kan maken in Kajabi? Je kan het nu 30 dagen gratis uitproberen!

Meld je aan bij Kajabi en krijg onze Nederlandstalige ondersteuning cadeau >> 

Lotte
Website design & social media

Deze blog is geïnspireerd op de blog van Kajabi.